Harga per pengguna (per seat) terlihat adil di permukaan. Tim kecil, tagihan kecil. Tim besar, tagihan besar. Bayar sesuai pemakaian.
Lalu bisnis tumbuh, dan model ini menunjukkan sisi lainnya: setiap orang yang Anda rekrut membuat semua langganan per seat Anda lebih mahal, bahkan sebelum orang itu menghasilkan apa pun. Tagihan software menjadi pajak diam-diam atas perekrutan.
Ini bukan efek samping yang tidak disengaja. Memang begitulah modelnya. Memahami bagaimana biayanya berlipat layak Anda luangkan sepuluh menit, karena biayanya jauh melampaui apa yang tertulis di invoice.
Argonya berjalan mengikuti pertumbuhan
Harga per pengguna mengikat biaya software ke jumlah karyawan, bukan ke nilai yang diberikan software itu. Tool-nya mengerjakan tugas yang sama untuk tim berisi lima orang dan lima belas orang (database-nya sama, fiturnya sama), tapi tagihannya jadi tiga kali lipat.
Yang canggung adalah jenis tool yang biasanya dihargai seperti ini. Harga per pengguna menumpuk justru di software yang harus dipakai seluruh tim: CRM, pelacak proyek, tool penjadwalan, database internal. Tool yang paling tidak bisa Anda tinggalkan justru yang harganya naik setiap kali Anda merekrut.
Biaya yang tidak pernah muncul di invoice
Penjatahan akun. Saat setiap akun memakan biaya nyata, tim mulai menjatahnya. Karyawan paruh waktu berbagi login dengan asisten. Staf gudang memakai satu akun bersama. Karyawan baru menunggu sebulan untuk mendapat akun. Setiap jalan pintas ini menurunkan mutu tool-nya: login bersama berarti tidak ada yang tahu siapa mengubah apa, dan orang yang tidak punya akses kembali bertanya ke rekan kerja atau menyimpan spreadsheet sendiri.
Ekonomi spreadsheet sampingan. Ini yang paling tidak terasa. Begitu sebagian tim tidak punya akses, informasi mulai tersimpan di dua tempat: tool resmi, dan spreadsheet tidak resmi yang diurus oleh mereka yang tidak punya akun. Dalam beberapa bulan, tool mahal itu tidak lagi memuat gambaran utuh, padahal itulah alasan Anda membelinya.
Keputusan yang menghambat. "Perlu beli satu akun lagi?" adalah keputusan kecil yang muncul terus-menerus, dan keputusan itu memasang label harga pada kerja sama itu sendiri. Saat menambahkan orang ke sebuah tool memakan biaya, orang ragu menambahkannya, dan pekerjaan akhirnya terjadi di luar tool.
Kapan harga per pengguna sebenarnya wajar
Supaya adil, ada sisi lainnya. Harga per pengguna wajar saat biaya software itu memang naik sesuai jumlah pengguna, yaitu saat setiap pengguna benar-benar memakai sumber daya atau butuh dukungan. Model ini juga tidak bermasalah untuk tool yang hanya akan dipakai dua atau tiga orang, yang jumlah akunnya memang stabil.
Masalahnya khusus pada tool yang dipakai seluruh tim di bisnis yang sedang tumbuh: jumlah akunnya banyak, terus bertambah, dan tugas tool-nya (membuat semua orang melihat hal yang sama) justru gagal kalau akunnya dijatah.
Bentuk lainnya: harga tetap
Alternatifnya adalah harga yang terikat pada tool, bukan pada tim: satu angka tetap, pengguna tanpa batas.
Harga tetap mengubah perilaku, tidak hanya biaya. Saat akun gratis, semua orang yang seharusnya ada di tool itu memang ada di sana: karyawan paruh waktu, karyawan baru sejak hari pertama, akuntan yang mengecek sebulan sekali. Tool-nya memuat gambaran utuh karena tidak ada yang tersingkir oleh harga.
Begitulah kami menetapkan harga tools internal yang kami bangun: US$99/bulan, kami bangun, host dan update. Pengguna tanpa batas (fair use). Bulanan, bisa berhenti kapan saja. Data Anda bisa diekspor gratis, kapan saja. Tool-nya dibangun khusus sesuai alur kerja Anda, dan tagihannya tidak berubah saat Anda merekrut.
Kami menulis perbandingan yang lebih lengkap antara membangun sendiri dan menyerahkannya ke kami, termasuk biaya yang tidak pernah muncul di halaman harga mana pun, di DIY vs done-for-you.
Apa yang bisa dilakukan dengan tagihan per pengguna yang terus naik
Kalau tagihan per pengguna Anda terus naik, ada tiga langkah yang layak dipertimbangkan, diurutkan dari yang paling ringan:
- Audit akunnya. Kebanyakan bisnis membayar akun yang sudah berbulan-bulan tidak dipakai. Mengambilnya kembali berarti uang gratis, meski tidak memperbaiki kurva pertumbuhan biayanya.
- Cek tool mana yang memang perlu dihargai per pengguna. Sebagian vendor punya paket tetap atau berbasis pemakaian yang tidak pernah diperhatikan tim. Untuk sebagian pekerjaan, tool mahal itu sebenarnya berlebihan.
- Ganti yang paling boros dengan yang harganya tetap. Kandidat terkuat biasanya tool serba guna yang dipakai seluruh tim tapi hanya sebagian kecil kemampuannya, seperti membayar per orang untuk pisau lipat Swiss Army padahal pekerjaannya cuma butuh satu pisau yang bagus. Tool internal khusus yang dibentuk untuk satu pekerjaan itu, dengan harga tetap, sering kali lebih murah daripada akun-akun yang digantikannya.
Intinya bukan bahwa langganan itu buruk. Model harga membentuk perilaku, dan harga per pengguna diam-diam menghukum hal yang justru sedang Anda kejar: pertumbuhan. Pemilik bisnis yang menyadari pajak ini lebih awal menyimpan lebih banyak hasil pertumbuhannya.